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IPS-IMP-009 · Revisión 000 · Proceso

Planificación de Actividades de Cuadrillas

⏱️ Diario (planificación 24 h antes) 👥 Coordinador de Implementación · Supervisor · Cuadrillas · Mesa de Control · Almacén 🖥️ IPSmart · RedDocs · Mensajería
🔒 Acceso: Implementación (total) · Mesa de Control (lectura) · Almacén (lectura) · Otros departamentos (solo lectura) · Externos (sin acceso)

1 Objetivo

Planificar y distribuir de forma diaria las actividades de campo (instalaciones, implementaciones, mantenimientos y trabajos de planta externa) entre las cuadrillas disponibles, optimizando rutas, materiales y tiempos para cumplir los SLA de IPSmart y maximizar la productividad de cada equipo.

2 Alcance

Desde la consolidación en IPSmart de las órdenes y solicitudes pendientes (instalación, implementación, mantenimiento y planta externa), hasta la asignación por cuadrilla, la entrega de la ruta diaria y el control de cierre de la jornada con la reprogramación de los pendientes.

3 Quién interviene

🗂️
Coordinador de Implementación (Planificador)
Consolida las órdenes, prioriza, agrupa por zona, verifica materiales y disponibilidad, asigna a las cuadrillas y controla el avance de la jornada.
👷
Supervisor de Cuadrilla
Recibe la asignación diaria, valida capacidad y competencias de su equipo, distribuye la carga y reporta novedades de campo.
🔧
Cuadrilla (técnicos de campo)
Ejecuta las actividades asignadas siguiendo la ruta, reporta avance por mensajería y devuelve el material sobrante.
🧑‍💻
Analista de Mesa de Control
Suministra el estatus de órdenes, coordenadas y agendas de abonados; recibe los cierres para actualizar el sistema.
📦
Analista de Almacén
Confirma disponibilidad y entrega los materiales requeridos por cada cuadrilla para la jornada.

4 Cómo se hace (flujo)

El Coordinador descarga de IPSmart las órdenes pendientes del día siguiente (instalaciones, implementaciones, mantenimientos y planta externa) y las clasifica por tipo y prioridad. Agrupa las actividades por zona geográfica usando las coordenadas de RedDocs, verifica con Almacén la disponibilidad de materiales y con los Supervisores la disponibilidad de cuadrillas. Asigna cada grupo a la cuadrilla más apta, arma la ruta óptima, la envía por mensajería y confirma la recepción. Durante la jornada controla el avance; al cierre concilia lo ejecutado, actualiza estatus en IPSmart y reprograma los pendientes al siguiente ciclo.

🗂️ Coordinador de Implementación
  1. Descargar de IPSmart las órdenes y solicitudes pendientes del día siguiente.
  2. Clasificar por tipo: instalación, implementación, mantenimiento o planta externa.
  3. Priorizar por SLA, antigüedad de la orden, cliente corporativo y compromiso con el abonado.
  4. Consultar coordenadas en IPSmart y validar factibilidad y ubicación en RedDocs.
  5. Agrupar las actividades por zona geográfica para minimizar traslados.
  6. Verificar con Almacén la disponibilidad de materiales por grupo de trabajo.
  7. Confirmar con los Supervisores el número de cuadrillas disponibles y sus competencias.
👷 Supervisor de Cuadrilla
  1. Recibir la propuesta de asignación y validar capacidad real del equipo.
  2. Si hay sobrecarga o falta de personal, informar al Coordinador para rebalancear.
  3. Distribuir las actividades entre los técnicos de la cuadrilla.
  4. Retirar de Almacén los materiales asignados para la jornada.
🔧 Cuadrilla
  1. Recibir por mensajería la ruta diaria: órdenes, coordenadas y horarios.
  2. Ejecutar cada actividad en el orden de la ruta.
  3. Reportar por mensajería el avance y las novedades de cada punto.
  4. Si una actividad no se puede ejecutar, informar el motivo para reprogramación.
  5. Cerrar la orden en campo y devolver el material sobrante a Almacén.
🗂️ Coordinador / Mesa de Control
  1. Controlar el avance de la jornada en tiempo real.
  2. Recibir los cierres y conciliar lo ejecutado contra lo planificado.
  3. Actualizar el estatus de las órdenes en IPSmart.
  4. Reprogramar los pendientes en el ciclo del día siguiente.
  5. Actualizar el tablero de productividad de cuadrillas.

5 Diagrama de flujo

Coordinador Cuadrilla Decisión

6 Definiciones

Cuadrilla
Equipo de técnicos de campo responsable de ejecutar instalaciones, implementaciones y mantenimientos.
Ruta diaria
Secuencia ordenada de actividades asignadas a una cuadrilla para una jornada, optimizada por zona y horario.
SLA
Acuerdo de nivel de servicio: tiempo máximo comprometido para atender una orden según su tipo.
Planta externa
Infraestructura de red física fuera de las instalaciones del abonado: tendidos, troncales, cajas NAP y postería.
IPSmart
Sistema corporativo de gestión administrativa, abonados, órdenes, pagos y facturación.
RedDocs
Sistema corporativo para visualizar, gestionar, diseñar y construir redes de fibra.

📋 Normas clave

  • La planificación de cada jornada se cierra el día hábil anterior antes de fin de turno.
  • Ninguna cuadrilla sale a campo sin ruta cargada y materiales confirmados por Almacén.
  • Las órdenes con SLA vencido o por vencer tienen prioridad absoluta en la asignación.
  • Toda actividad no ejecutada debe reportarse con motivo para su reprogramación.
  • El cierre de cada orden debe reflejarse en IPSmart el mismo día.
  • La productividad por cuadrilla se registra diariamente en el tablero de control.

🖥️ Materiales y equipos

  • Sistema IPSmart
  • Sistema RedDocs
  • Servicio de mensajería
  • Tablero de productividad de cuadrillas
  • Vehículos y herramientas de cuadrilla
  • Materiales de instalación y planta externa

7 Riesgos asociados

Sobrecarga o subutilización de cuadrillas Falta de materiales en Almacén Rutas mal optimizadas (exceso de traslados) Incumplimiento de SLA Coordenadas erradas en RedDocs Ausentismo de personal técnico Falla del sistema IPSmart Condiciones climáticas adversas