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IPS-IMP-010 · Revisión 000 · Proceso

Negociación y Legalización de HUB

⏱️ 12–17 días 👥 Implementación + Diseño + Legal + Dirección 🖥️ RedDocs
🔒 Acceso: Implementación (total) · Diseño de Redes (consulta) · Legal (total) · Dirección (total) · Otros departamentos (solo lectura) · Externos (sin acceso)

1 Objetivo

Identificar, negociar y aprobar el local que funcionará como HUB, y gestionar la legalización del contrato de arrendamiento con el propietario.

2 Alcance

Desde la recepción de la ubicación requerida del HUB hasta la aprobación del local por parte del Director General y el inicio de la legalización del contrato.

3 Quién interviene

🏗️
Administrador de Zona / Supervisor de Verticales
Busca el local, coordina con el arrendador, toma evidencias y negocia condiciones.
📐
Diseñador de Redes
Verifica que la ubicación del local sea correcta en RedDocs.
⚖️
Departamento Legal
Legaliza el contrato de arrendamiento del HUB.
👔
Director General de IPSmart
Aprueba el local, precio y condiciones de arrendamiento.

4 Cómo se hace (flujo)

El Administrador de Zona recibe la ubicación requerida del HUB, busca locales candidatos y solicita confirmación de ubicación al Diseñador de Redes. Una vez aprobada la ubicación en RedDocs, contacta al arrendador, negocia precio y condiciones, y envía fotos, video y propuesta al Director General para su aprobación.

📐 Diseñador de Redes
  1. Recibir vía correo información de ubicación requerida del HUB.
  2. Recibir solicitud de confirmación de ubicación correcta del local.
  3. Ingresar en RedDocs y verificar ubicación.
  4. Confirmar o rechazar vía mensajería la ubicación.
🏗️ Administrador de Zona / Supervisor
  1. Recibir vía correo información de ubicación requerida del HUB.
  2. Buscar local en la ubicación requerida o en zona aledaña.
  3. Recibir vía mensajería confirmación y enviar vía correo contacto del local para arrendamiento.
  4. Tomar fotos internas y video interno del local.
  5. Solicitar vía mensajería confirmación de ubicación correcta del local.
  6. En caso de rechazo, buscar otro local.
  7. Recibir vía correo información de contacto para arrendamiento.
  8. Realizar llamada telefónica al arrendador.
  9. Si el arrendador contesta, negociar precio de arrendamiento y condiciones.
  10. Enviar vía correo fotos, video y precio para aprobación del Director General.
  11. Recibir vía correo aprobación del local para HUB.
  12. Informar vía correo la aprobación del local.
👔 Director General
  1. Recibir vía correo fotos, video y precio para aprobación.
  2. Aprobar o rechazar el local.
  3. En caso de rechazo, solicitar ajuste en el precio de alquiler.

5 Diagrama de flujo

Cuadrilla Analista Decisión

6 Definiciones

Arrendamiento
Contrato por el cual se alquila un inmueble para uso como HUB.
HUB
Punto de concentración de la red de fibra óptica.
Legalización
Proceso formal de firma y registro del contrato de arrendamiento.
RedDocs
Sistema corporativo para visualizar, gestionar, diseñar y construir redes de fibra.

📋 Normas clave

  • El local debe estar en la ubicación requerida o en zona aledaña validada por Diseño.
  • La ubicación debe verificarse en RedDocs antes de negociar.
  • La negociación debe quedar registrada con fotos, video y precio.
  • La aprobación final del local corresponde al Director General.

🖥️ Materiales y equipos

  • RedDocs
  • Teléfono
  • Cámara
  • Correo electrónico

7 Riesgos asociados

Arrendador no contesta Ubicación incorrecta en RedDocs Rechazo del Director General Retraso en legalización del contrato Falla de servicio de mensajería