Apertura de Caja

⏱️ 5–10 min 👥 Asesor Comercial + Analista de Sistema 🖥️ IPSmart

🔒 Acceso: Oficinas Comerciales (total) · Sistemas/ATC (consulta) · Gerencia de Oficina Comercial (total) · Otros departamentos (solo lectura) · Externos (sin acceso)

1 Objetivo

Garantizar el correcto proceso de apertura de caja en la oficina comercial, con la finalidad de llevar un control, resguardo y registro del flujo de dinero por día.

2 Alcance

Establece los pasos para la apertura de caja por parte de los asesores comerciales del departamento de oficinas comerciales de IPSmart.

3 Quién interviene

🤝

Asesor Comercial

Garantiza la operatividad del manejo de caja, realizando la apertura y el flujo continuo y transparente de transacciones.

🖥️

Analista de Sistema / ATC

Recibe notificación si la oficina no está asignada en IPSmart y ejecuta el proceso de adición de oficina comercial.

4 Cómo se hace (flujo)

El asesor comercial ingresa a IPSmart, selecciona el módulo Cobranzas, opción Abrir caja, elige la caja a su nombre y valida el punto de cobro. Si la oficina no está asignada, notifica al analista de sistema para que la adicione. Una vez corregido, valida nuevamente y abre la caja.

🤝 Asesor Comercial

Ingresar en IPSmart con usuario y clave asignado (intransferible).
Seleccionar módulo "Cobranzas".
Seleccionar "Abrir caja".
Seleccionar en el campo "Caja: Nombre de analista".
Validar los datos del punto de cobro.
Verificar si se encuentra la oficina asignada en IPSmart.
Si la oficina está asignada, seleccionar "Abrir Caja" y "SI".
Si la oficina no está asignada, notificar vía correo electrónico corporativo al analista de sistema.
Recibir notificación del departamento de Sistema.
Volver a validar los datos del punto de cobro.

🖥️ Analista de Sistema

Recibir notificación del Asesor Comercial.
Ejecutar proceso: Adicionar Oficina Comercial.
Notificar al asesor comercial que la oficina fue adicionada.

5 Diagrama de flujo

Cuadrilla Analista Decisión

6 Definiciones

Caja: Efectivo que ingresa a la empresa por concepto de transacciones con clientes y/o abonados.
IPSmart: Sistema corporativo de gestión administrativa, abonados, pagos y facturación.
Punto de cobro: Oficina o sede configurada en el sistema para recibir pagos.

📋 Normas clave

Toda apertura de caja debe ejecutarse en el horario establecido de 8:00 a.m.
El asesor comercial debe estar presente en la sede correspondiente para realizar la apertura.
El usuario y clave de IPSmart son intransferibles.
Si la oficina no está asignada, debe notificarse al analista de sistema para su adición.

🖥️ Materiales y equipos

IPSmart
Computadora
Correo electrónico corporativo

7 Riesgos asociados

Falla del sistema IPSmart Falla eléctrica Falla de señal Avería del computador