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IPS-REC-003 · Revisión 000 · Subproceso

Devolución de Equipos Recuperados

⏱️ 1–3 días 👥 Recuperación + Mesa de Control + Almacén 🖥️ IPSmart · RedDocs
🔒 Acceso: Recuperación (total) · Mesa de Control (zonas foráneas) (total) · Almacén (total) · Otros departamentos (solo lectura) · Externos (sin acceso)

1 Objetivo

Garantizar la correcta recuperación de equipos tecnológicos inactivos, gestionando su traslado desde el auxiliar de recuperación hasta el almacén, con la finalidad de reintegrar los recursos de red física a IPSmart.

2 Alcance

Abarca desde la recuperación del equipo por parte del auxiliar (interno o aliado integral) hasta la entrega del formato de devolución de equipos y la recepción de la copia del formato firmado por el almacén.

3 Quién interviene

🔧
Auxiliar de Recuperación
Recupera el equipo y lo entrega al analista de recuperación o a Mesa de Control (zonas foráneas).
📝
Analista de Recuperación
Registra equipo en inventario, crea y cierra órdenes de retiro en IPSmart, documenta conector liberado en RedDocs y notifica al recuperador.
🛰️
Analista de Mesa de Control (zonas foráneas)
Recibe equipos recuperados, firma acta de entrega, cierra orden de retiro y entrega equipo al almacén regional.
📦
Analista de Almacén
Recibe equipo y firma formato de devolución como recibido conforme.
🧑‍💼
Coordinador Nacional de Recuperación
Completa formato de devolución y entrega físicamente el equipo al almacén Distelnet (recuperación local).

4 Cómo se hace (flujo)

El auxiliar recupera el equipo. Si es en ubicación local, lo entrega al analista de recuperación; si es foránea, informa vía mensajería. El analista registra el equipo, crea la orden de retiro en IPSmart, documenta el conector liberado en RedDocs y cierra la orden. Luego el equipo se entrega al almacén correspondiente (Distelnet para local, regional para foránea) con el formato de devolución firmado.

🔧 Auxiliar de Recuperación
  1. Proceder a recuperar equipo.
  2. Determinar si se recuperó en ubicación local.
  3. Si es local, entregar equipo recuperado al analista de recuperación.
  4. Si es foráneo, informar vía servicio de mensajería recuperación de equipo a analista de recuperación.
  5. Recibir vía mensajería notificación de creación de órdenes.
  6. Entregar equipo recuperado a Analista de Mesa de Control de la zona.
  7. Firmar acta de equipo recuperados como entregado por recuperador.
📝 Analista de Recuperación
  1. Recibir equipo recuperado y registrar en inventario "Inventario equipos recuperados".
  2. Ingresar en IPSmart y crear orden de retiro de equipo.
  3. Almacenar equipo temporalmente en almacén de recuperación.
  4. Documentar retiro de conector en RedDocs.
  5. Cerrar orden de retiro de equipo en IPSmart.
  6. Notificar vía correo al Coordinador la devolución de equipos al almacén Distelnet.
  7. Recibir vía mensajería notificación de equipo recuperado (foráneo).
  8. Ingresar en IPSmart y crear orden de retiro de equipo (foráneo).
  9. Notificar vía mensajería a recuperador sobre la creación de las órdenes (foráneo).
🛰️ Analista de Mesa de Control (zonas foráneas)
  1. Recibir equipo recuperado.
  2. Completar formato de acta de entrega e imprimir original y copia.
  3. Firmar acta de equipo recuperados como recibido conforme.
  4. Recibir documento firmado por recuperador.
  5. Cerrar orden de retiro de equipo en IPSmart.
  6. Completar formato de devolución de equipos e imprimir original y copia.
  7. Entregar equipo físicamente al almacén regional.
  8. Entregar a analista de almacén con formato original y copia.
  9. Recibir formato firmado "Devolución de equipos recuperados".
🧑‍💼 Coordinador Nacional de Recuperación
  1. Recibir vía correo notificación de devolución de equipos.
  2. Completar formato de devolución de equipos e imprimir original y copia.
  3. Entregar equipo físicamente al almacén Distelnet con formatos original y copia.
  4. Recibir formato firmado "Devolución de equipos recuperados".
📦 Analista de Almacén
  1. Recibir equipo y firmar formatos conforme.
  2. Entregar original del formato a Coordinador de Fidelización / Analista de Mesa de Control.

5 Diagrama de flujo

Cuadrilla Analista Decisión

6 Definiciones

Acta de entrega de equipos recuperados
Documento firmado por auxiliar y analista que respalda la entrega del equipo recuperado.
Conector
Dispositivo que permite la unión de cables de fibra óptica.
Devolución de equipos recuperados
Formato firmado por almacén y responsable de recuperación que respalda la entrega al almacén.
IPSmart
Sistema corporativo de gestión administrativa, abonados, pagos y facturación.
Mesa de Control
Coordinación encargada de órdenes de servicio e instalaciones.
ONT
Optical Network Terminal: equipo instalado en casa del abonado.
Orden de retiro
Solicitud generada en el sistema para retirar equipo del abonado.
RedDocs
Sistema corporativo para visualizar, gestionar, diseñar y construir redes de fibra.

📋 Normas clave

  • Crear y cerrar la orden de retiro de equipo en IPSmart.
  • Documentar el conector a liberar en RedDocs.
  • Registrar equipo recuperado en inventario con: Nº de abonado, Nº serial, tipo, modelo, condición y observaciones.
  • Contar con respaldo físico del formato de devolución firmado por ambas partes.

🖥️ Materiales y equipos

  • IPSmart
  • RedDocs
  • Internet
  • Servicio de mensajería
  • Formatos de devolución y acta de entrega

7 Riesgos asociados

Fallas en sistema IPSmart Falla de internet Falla en sistema RedDocs Ausencia de documentación de abonado en RedDocs Pérdida de equipo ONT Fallas en comunicación